Audit systému údržby je efektívnym nástrojom k zabezpečovaniu trvalého zlepšovania výkonnosti procesov údržby a znižovaniu nákladov. Normy špecifikujú požiadavky len rámcovo. Každá firma by si mala vykonať audit údržby minimálne každé 3 až 5 rokov, alebo ak sa vyskytnú nové požiadavky na údržbu, resp. sa neplnia strategické ciele (spoľahlivosť a pohotovosť strojov a zariadení). Respektíve pri rozhodnutí implementácie novej koncepcie systému údržby.
Preto sme pre Vás pripravili ponuku vykonania auditu systému údržby vo Vašej spoločnosti, v ktorom zhodnotíme súčasný stav systému údržby, analyzovaním úzkych miest a potenciálov zlepšení. Výstupom by mal byť návrh nápravných opatrení pre novú stratégiu systému údržby pre Vašu spoločnosť.
Audit systému údržby bude pozostávať z nasledovných krokov :
- Riadenie programu auditu.
- Oboznámenie s postupom auditu a menovanie audítorského tímu.
- Analýza súčasného stavu systému údržby po kvalitatívnej a kvantitatívnej stránke.
- Hodnotenie plnenia normovaných požiadaviek na systém kvality v údržbe.
- Hodnotenie plnenia normovaných požiadaviek na dokumentáciu v systéme údržby.
- Vyhodnotenie auditu systému údržby (SWOT analýza).
- Kvantifikácia výsledkov auditu.
- Prezentácia výsledkov auditu.
- Návrh pre tvorbu novej stratégie údržby.
Plán auditu by mal zahŕňať nasledujúce kritéria:
a) ciele auditu;
b) kritériá auditu a všetky dokumenty, na ktoré sa odvoláva;
c) predmet auditu, vrátane identifikácie organizačných a funkčných jednotiek a procesov, ktoré majú byť auditované;
d) dátumy a miesta, na ktorom majú byť vykonané činnosti pri audite na mieste;
e) predpokladaný čas a trvanie činností pri audite na mieste, vrátane rokovaní s manažmentom auditovanej organizácie a rokovania s tímom audítorov;
f) úlohy a zodpovednosti členov tímu audítorov a akýchkoľvek sprievodných osôb;
g) pridelenie patričných zdrojov pre kritické oblasti auditu.
Plán auditu by mal tiež v prípade potreby obsahovať:
h) určenie predstaviteľa auditovanej organizácie pre audit;
i) pracovný jazyk a jazyk, v ktorom bude spracovaná správa, ak je odlišný od jazyka audítora a / alebo auditovanej organizácie;
j) námety zo správy z auditu;
k) logistické opatrenia (cesty, miestne zariadenia atď.);
I) záležitosti dôvernosti;
m) opatrenia vyplývajúce z následného audit.
Členovia tímu audítorov majú preskúmať informácie zodpovedajúce ich pridelení k auditu a pripraviť pracovné dokumenty, ktoré sú potrebné pre odkazy a záznamy z priebehu auditu.
Pracovné dokumenty smú zahŕňať formuláre pre zaznamenanie informácií, ako sú :
- podporné dôkazy,
- zistenia z auditu a
- záznamy z rokovania.
Úvodnému rokovaniu má predsedať vedúci tímu audítorov a mali by byť zobraté do úvahy tieto témy:
a) predstavenie účastníkov vrátane vymedzenia ich úloh;
b) potvrdenie cieľov, predmetu a kritérií auditu;
c) potvrdenie časového rozvrhu auditu a iných vhodných opatrení pre audit s auditovanú organizácií;
d) metódy a postupy použité na vykonanie auditu, vrátane oznámenia auditovanej organizácii, že dôkazy auditu budú založené iba na vzorke dostupných informácií a teda v auditovaní existuje prvok neistoty;
e) potvrdenie formálnych komunikačných väzieb medzi tímom audítorov a auditovanú organizácií;
f) potvrdenie jazyka, ktorý bude pri audite používaný;
g) potvrdenie, že auditovaná organizácia bude počas auditu informovaná o postupe auditu;
h) potvrdenie, že zdroje a vybavenie potrebné pre tím audítorov sú dostupné;
i) potvrdenie záležitostí týkajúcich sa zachovania dôvernosti;
j) potvrdenie zásad bezpečnosti práce, havarijných a ochranných postupov týkajúcich sa tímu audítorov;
k) potvrdenie uvoľňovania pre úlohy sprievodcov pri audite;
l) metóda podávanie správ zahŕňajúce odstupňovanie nezhôd;
m) informácia o podmienkach, pri ktorých smie byť audit ukončený;
n) informácia o akejkoľvek požiadavke systému auditu pre pokračovanie, alebo záverom z auditu.
Požadované zdroje informácií počas výkonu auditu :
a) pohovory so zamestnancami a ďalšími osobami;
b) pozorovanie činností a okolitého pracovného prostredia a podmienok;
c) dokumenty, ako sú politika, ciele, plány, postupy, normy, inštrukcie, licencie a povolenia, špecifikácie, výkresy, zmluvy a objednávky;
d) záznamy, ako sú kontrolné záznamy, zápisy z porád, správy z auditov, záznamy z programov monitorovania a výsledky meraní.